Willkommen zu unserem umfassenden Vergleich der Bewerbermanagementsysteme und deren Bedeutung für kleine und mittelständische Unternehmen (KMU). Bewerbermanagementsysteme sind entscheidend für effizientes Recruiting und optimiertes Bewerbermanagement.

Was sind Bewerbermanagementsysteme und warum sind sie wichtig?

Definition und Funktionsweise von Bewerbermanagementsystemen

Bewerbermanagementsysteme sind spezielle Softwarelösungen, die Unternehmen dabei unterstützen, den gesamten Recruiting-Prozess zu verwalten. Sie helfen bei der Bewerbungseinreichung, -auswahl und -verwaltung. Bewerbermanagementsysteme (Applicant Tracking Systems, ATS) sind somit Softwarelösungen, die den gesamten Rekrutierungsprozess von der Stellenausschreibung bis zur Einstellung eines neuen Mitarbeiters verwalten und optimieren. Diese Systeme automatisieren viele Aufgaben im Personalbeschaffungsprozess und bieten Funktionen wie die Verwaltung von Bewerbungen, das Filtern und Sortieren von Kandidaten, die Planung von Vorstellungsgesprächen und die Kommunikation mit Bewerbern.

Die Bedeutung von Bewerbermanagementsystemen liegt in mehreren Aspekten:

1. Effizienzsteigerung: ATS automatisieren viele zeitaufwändige manuelle Aufgaben, wie das Sortieren von Lebensläufen und das Verfolgen von Bewerbungsstatus, was den Rekrutierungsprozess erheblich beschleunigt. Dies ermöglicht es Personalabteilungen, sich auf strategischere Aufgaben zu konzentrieren.
2. Verbesserte Organisation: Ein zentrales System zur Verwaltung aller Bewerberdaten sorgt für eine strukturierte und organisierte Speicherung und leichten Zugriff auf relevante Informationen. Dies hilft Personalverantwortlichen, den Überblick zu behalten und den gesamten Prozess effizient zu steuern.
3. Bessere Kandidatenauswahl: ATS nutzen oft Algorithmen und Künstliche Intelligenz, um Bewerbungen zu filtern und die besten Kandidaten basierend auf vordefinierten Kriterien auszuwählen. Dies reduziert die Wahrscheinlichkeit, dass qualifizierte Kandidaten übersehen werden, und verbessert die Qualität der eingestellten Mitarbeiter.
4. Rechtliche Konformität: Ein Bewerbermanagementsystem hilft dabei, den Rekrutierungsprozess gemäß den geltenden gesetzlichen Bestimmungen zu gestalten. Dies umfasst die Einhaltung von Datenschutzgesetzen und die Vermeidung von Diskriminierung, indem gleiche Chancen für alle Bewerber gewährleistet werden.
5. Erhöhte Transparenz und Kommunikation: Durch ein ATS können Unternehmen die Kommunikation mit Bewerbern verbessern und transparenter gestalten. Automatisierte Benachrichtigungen und Updates halten Bewerber über ihren Status im Auswahlprozess informiert, was die Bewerbererfahrung positiv beeinflusst.
6. Datenanalyse und Reporting: ATS bieten umfangreiche Analysetools, die es Personalabteilungen ermöglichen, den Rekrutierungsprozess zu überwachen und zu bewerten. Dies umfasst die Verfolgung von Kennzahlen wie Zeit bis zur Einstellung, Kosten pro Einstellung und Erfolgsraten der einzelnen Rekrutierungskanäle.
7. Integration und Zusammenarbeit: Moderne ATS können in andere HR-Systeme und Unternehmenssoftware integriert werden, was eine nahtlose Zusammenarbeit zwischen verschiedenen Abteilungen ermöglicht. Dies fördert eine effiziente Datenverarbeitung und verbessert die Gesamtleistung des Unternehmens.

Auch in KMU sind diese Systeme sehr nützlich. Bewerbermanagementsysteme bieten KMU die Möglichkeit, sich auf personalisierte Bewerbermanagement-Tools zu verlassen, die flexibel auf ihre Bedürfnisse zugeschnitten sind. Auch KI im Personalwesen ist mit einem Bewerbermanagementsystem erst richtig nutzbar.

Die Top Features einer effizienten Bewerbermanagement-Software

Durch die Automatisierung von Bewerbungsprozessen sparen Recruiter Zeit und können sich auf die Auswahl der besten Bewerber konzentrieren. Eine effiziente Bewerbermanagement-Software ermöglicht es Unternehmen, Bewerbern eine positive Candidate Experience zu bieten und somit das Employer Branding zu stärken.

Eine effiziente Bewerbermanagement-Software sollte eine Vielzahl von Features bieten, die den gesamten Rekrutierungsprozess optimieren und die Benutzerfreundlichkeit für Personalabteilungen und Bewerber maximieren. Zu den wichtigsten Features gehören:

1. Stellenanzeigenverwaltung: Die Möglichkeit, Stellenanzeigen einfach zu erstellen, zu veröffentlichen und zu verwalten. Dies umfasst die Verbreitung von Jobangeboten auf verschiedenen Plattformen und Karriereseiten.
2. Bewerbungseingang und -verwaltung: Ein zentralisiertes System zum Empfang und zur Verwaltung von Bewerbungen, das alle Kandidatendaten und Dokumente speichert und organisiert.
3. Lebenslauf-Parsing: Automatisiertes Extrahieren und Strukturieren von Informationen aus Lebensläufen und Bewerbungsunterlagen, um die manuelle Dateneingabe zu reduzieren.
4. Kandidatensuche und -filterung: Leistungsstarke Such- und Filterfunktionen, die es ermöglichen, Kandidaten nach verschiedenen Kriterien wie Qualifikationen, Erfahrung und Fähigkeiten zu sortieren und zu filtern.
5. Kommunikationsmanagement: Tools zur Verwaltung der Kommunikation mit Bewerbern, einschließlich automatisierter E-Mails und Benachrichtigungen, um Bewerber über ihren Status im Auswahlprozess auf dem Laufenden zu halten.
6. Interviewplanung: Funktionen zur einfachen Terminplanung für Vorstellungsgespräche, einschließlich Kalenderintegration und Erinnerungen für Personalverantwortliche und Bewerber.
7. Bewertung und Feedback: Möglichkeiten zur Bewertung von Bewerbern durch standardisierte Bewertungsbögen und zur Sammlung von Feedback von Interviewern und anderen Beteiligten.
8. Berichte und Analysen: Umfangreiche Reporting- und Analyse-Tools, die Einblicke in den Rekrutierungsprozess bieten, wie z. B. Zeit bis zur Einstellung, Kosten pro Einstellung und die Effektivität verschiedener Rekrutierungskanäle.
9. Zusammenarbeit und Teamarbeit: Funktionen, die die Zusammenarbeit zwischen verschiedenen Teammitgliedern und Abteilungen erleichtern, einschließlich der gemeinsamen Nutzung von Bewerberinformationen und der Koordination von Entscheidungsprozessen.
10. Rechtliche und Compliance-Tools: Funktionen, die sicherstellen, dass der Rekrutierungsprozess den geltenden gesetzlichen Bestimmungen entspricht, einschließlich Datenschutzrichtlinien und Antidiskriminierungsgesetzen.
11. Talentpools und Kandidatenpipelining: Die Möglichkeit, Talentpools zu erstellen und zu verwalten, um potenzielle Kandidaten für zukünftige Positionen zu identifizieren und zu pflegen.
12. Integration mit anderen Systemen: Nahtlose Integration mit anderen HR-Systemen und Unternehmenssoftware wie Gehaltsabrechnung, Onboarding-Tools und Leistungsmanagementsystemen.
13. Mobile Zugänglichkeit: Eine mobile App oder eine mobilfreundliche Oberfläche, die es Personalverantwortlichen ermöglicht, auch unterwegs auf das System zuzugreifen und Aufgaben zu erledigen.
14. Benutzerfreundlichkeit: Eine intuitive und benutzerfreundliche Oberfläche, die es allen Beteiligten erleichtert, das System effektiv zu nutzen, ohne umfangreiche Schulungen.
15. Sicherheitsfunktionen: Robuste Sicherheitsmaßnahmen zum Schutz sensibler Kandidatendaten und zur Sicherstellung der Datensicherheit und -integrität.

Wie kann man mit Bewerbermanagementsystemen den HR-Prozess optimieren?

Bewerbermanagementsysteme unterstützen Unternehmen beim Onboarding von Mitarbeitern und effizienten Management von Bewerberdaten. Mittels Bewerbermanagementsystemen können Unternehmen bei der Filterung und Auswahl von Bewerbern sowie im Lebenslauf-Management unterstützt werden.

Bewerbermanagementsysteme (Applicant Tracking Systems, ATS) bieten somit zahlreiche Möglichkeiten, den HR-Prozess zu optimieren und die Effizienz bei der Personalbeschaffung zu steigern. Durch die Automatisierung und Vereinfachung vieler Aufgaben im Rekrutierungsprozess können Unternehmen erhebliche Zeit- und Ressourceneinsparungen erzielen.

Ein zentrales Merkmal von Bewerbermanagementsystemen ist die Fähigkeit, Stellenanzeigen einfach zu erstellen, zu veröffentlichen und auf verschiedenen Plattformen zu verbreiten. Dies erhöht die Sichtbarkeit der Jobangebote und zieht eine größere Anzahl von qualifizierten Bewerbern an. Sobald die Bewerbungen eingehen, organisiert das System alle Kandidatendaten und Dokumente zentral, wodurch ein strukturierter und übersichtlicher Bewerberpool entsteht.

Die Lebenslauf-Parsing-Technologie extrahiert automatisch relevante Informationen aus den Bewerbungsunterlagen und strukturiert diese in einer einheitlichen Form. Dies reduziert den manuellen Aufwand für die Dateneingabe und ermöglicht eine schnellere und präzisere Bewertung der Bewerbungen. Leistungsstarke Such- und Filterfunktionen helfen Personalverantwortlichen, die besten Kandidaten basierend auf spezifischen Kriterien wie Qualifikationen, Erfahrung und Fähigkeiten zu identifizieren.

Darüber hinaus erleichtern Bewerbermanagementsysteme die Kommunikation mit den Bewerbern erheblich. Automatisierte E-Mails und Benachrichtigungen informieren die Kandidaten über ihren Status im Auswahlprozess, was die Transparenz erhöht und die Bewerbererfahrung verbessert. Die Interviewplanung wird ebenfalls vereinfacht, da das System die Terminvereinbarung koordiniert und Erinnerungen für alle Beteiligten sendet.

Ein weiteres bedeutendes Feature ist die Möglichkeit zur Bewertung und Feedback-Erfassung. Standardisierte Bewertungsbögen und Feedback-Tools ermöglichen eine objektive und konsistente Bewertung der Bewerber durch verschiedene Teammitglieder. Dies führt zu fundierteren Entscheidungen und einer besseren Übereinstimmung zwischen den Kandidaten und den Anforderungen der Position.

Bewerbermanagementsysteme bieten zudem umfangreiche Reporting- und Analysetools, die Einblicke in den gesamten Rekrutierungsprozess liefern. Kennzahlen wie die Zeit bis zur Einstellung, die Kosten pro Einstellung und die Effektivität der Rekrutierungskanäle können überwacht und analysiert werden. Diese Daten helfen HR-Teams, den Rekrutierungsprozess kontinuierlich zu optimieren und fundierte Entscheidungen zu treffen.

Durch die Integration mit anderen HR-Systemen und Unternehmenssoftware wird die Zusammenarbeit und der Datenaustausch zwischen verschiedenen Abteilungen erleichtert. Dies ermöglicht eine nahtlose Weitergabe von Informationen und eine effiziente Koordination während des gesamten Rekrutierungs- und Onboarding-Prozesses.

Zusammengefasst optimieren Bewerbermanagementsysteme den HR-Prozess, indem sie die Effizienz steigern, die Transparenz erhöhen und die Qualität der eingestellten Mitarbeiter verbessern. Die Automatisierung und Vereinfachung von Aufgaben, die bessere Organisation und Verwaltung von Bewerberdaten sowie die fundierten Analysemöglichkeiten tragen dazu bei, dass Unternehmen ihre Rekrutierungsziele schneller und kosteneffizienter erreichen.

Unsere Liste: Diese Bewerbermanagementsysteme gibt es für KMU

Folgende Bewerbermanagementsysteme für KMU sind empfehlenswert:

1. Personio
2. Workable
3. Recruitee
4. Teamtailor
5. Greenhouse
6. Breezy HR
7. BambooHR
8. Zoho Recruit
9. Freshteam
10. Jobvite

Fazit

Bewerbermanagementsysteme bieten eine effiziente Möglichkeit auch für KMU, den Bewerbungsprozess zu organisieren und zu optimieren. Die Vorteile solcher Systeme liegen in der automatisierten Verwaltung von Bewerbungen, der Zeitersparnis bei der Kommunikation mit Bewerbern und der Möglichkeit, Daten für das Reporting zu generieren.

Allerdings gibt es auch einige Herausforderungen für KMU bei der Implementierung und Nutzung von Bewerbermanagementsystemen, wie beispielsweise die Kosten, die Komplexität der Systeme und die Anpassung an individuelle Bedürfnisse des Unternehmens.

Jens

Dr. Jens Bölscher ist studierter Betriebswirt mit Schwerpunkt Wirtschaftsinformatik. Er promovierte im Jahr 2000 zum Thema Electronic Commerce in der Versicherungswirtschaft und hat zahlreiche Bücher und Fachbeiträge veröffentlicht. Er war langjährig in verschiedenen Positionen tätig, zuletzt 14 Jahre als Geschäftsführer. Seine besonderen Interessen sind Innovationen im IT Bereich.