Die Nutzung von Business Intelligence (BI) Tools hat in den letzten Jahren stark zugenommen, besonders bei großen Unternehmen. Aber auch für kleine und mittelständische Unternehmen (KMU) können diese Tools eine große Unterstützung sein. Sie helfen dabei, Daten zu analysieren und geschäftliche Entscheidungen auf Basis von Fakten zu treffen.

In diesem Artikel werden wir uns genauer damit befassen, welche Leistungen BI-Tools für KMU erbringen können. Dies umfasst unter anderem die Möglichkeit, Daten aus verschiedenen Quellen zu sammeln, zu analysieren und in aussagekräftige Berichte umzuwandeln. Dadurch können KMU bessere Einsichten in ihre Geschäftsprozesse gewinnen und fundierte Entscheidungen treffen, die ihr Wachstum und ihren Erfolg fördern. Wir werden auch aufzeigen, wie BI-Tools dazu beitragen können, Kosten zu senken, Umsätze zu steigern und die Effizienz im Unternehmen z.B. durch die Digitalisierung von Geschäftsprozessen zu verbessern.

 

Was ist Business Intelligence und warum ist es wichtig für KMU

Definition und Zweck von Business Intelligence

Business Intelligence (BI) umfasst die Technologien, Anwendungen und Praktiken zur Erfassung, Integration, Analyse und Präsentation von Unternehmensinformationen. Der Hauptzweck von BI besteht darin, Entscheidungsträgern in Unternehmen dabei zu helfen, fundierte Entscheidungen basierend auf den verfügbaren Daten zu treffen.

Vorteile von Business Intelligence für kleine und mittlere Unternehmen auf einen Blick

KMUs profitieren von BI, da sie damit Einblicke gewinnen, um ihre Geschäftsprozesse zu optimieren, Kosten zu senken, Umsätze zu steigern und insgesamt wettbewerbsfähiger zu werden. Durch die Nutzung von BI-Tools können KMUs ihre Daten effizienter analysieren und besser nutzen.

Rolle von BI-Tools im Controlling-Prozess

BI-Tools spielen eine wesentliche Rolle im betrieblichen Controlling, da sie eine datengetriebene Sicht auf die Unternehmensleistung ermöglichen. Durch die Analyse von Kennzahlen und die Erstellung von Berichten unterstützen diese Tools das Management bei der Überwachung und Steuerung des Unternehmenserfolgs.

 

Kriterien zur Auswahl von BI-Tools für KMU

Bei der Auswahl von Business Intelligence (BI)-Tools für kleine und mittlere Unternehmen (KMU) gibt es mehrere wichtige Kriterien zu berücksichtigen. Ein zentrales Kriterium ist die Benutzerfreundlichkeit des Tools. Da KMU oft nicht über umfangreiche IT-Ressourcen verfügen, ist es wichtig, dass das BI-Tool eine intuitive Benutzeroberfläche und einfache Bedienung bietet. Mitarbeiter sollten ohne umfangreiche Schulungen in der Lage sein, das Tool effektiv zu nutzen.

Ein weiteres entscheidendes Kriterium ist die Integration mit bestehenden Systemen. Das BI-Tool sollte nahtlos mit den bereits verwendeten Softwarelösungen wie CRM-Systemen, ERP-Systemen und Datenbanken zusammenarbeiten. Dies gewährleistet, dass Daten aus verschiedenen Quellen problemlos zusammengeführt und analysiert werden können.

Die Kosten sind für KMU ein wesentlicher Faktor. BI-Tools variieren stark in Bezug auf Lizenzmodelle und Preispunkte. Es ist wichtig, ein Tool zu wählen, das sowohl in der Anschaffung als auch im laufenden Betrieb erschwinglich ist. Einige Anbieter bieten gestaffelte Preismodelle an, die sich an die Größe des Unternehmens anpassen lassen, was besonders für wachsende KMU vorteilhaft sein kann.

Ein weiteres Kriterium ist die Skalierbarkeit. Das gewählte BI-Tool sollte mit dem Unternehmen mitwachsen können. Dies bedeutet, dass es in der Lage sein sollte, größere Datenmengen zu verarbeiten und zusätzliche Nutzer und Funktionen zu integrieren, wenn das Unternehmen expandiert.

Die Datenvisualisierungsfähigkeiten des Tools sind ebenfalls wichtig. Ein gutes BI-Tool sollte eine Vielzahl von Visualisierungsoptionen bieten, um Daten ansprechend und verständlich darzustellen. Dies erleichtert es den Mitarbeitern, wichtige Erkenntnisse aus den Daten zu gewinnen und fundierte Entscheidungen zu treffen.

Zudem sollte das BI-Tool robuste Analysefunktionen bieten. Dies umfasst nicht nur einfache Berichte und Dashboards, sondern auch fortgeschrittene Analysefunktionen wie Predictive Analytics und die Möglichkeit, Ad-hoc-Analysen durchzuführen. Dies hilft KMU, tiefere Einblicke in ihre Geschäftsprozesse zu gewinnen und strategische Entscheidungen auf Basis fundierter Daten zu treffen.

Die Sicherheit der Daten ist ein weiteres wichtiges Kriterium. Das BI-Tool sollte über umfassende Sicherheitsfunktionen verfügen, um die Vertraulichkeit und Integrität der Daten zu gewährleisten. Dazu gehören Funktionen wie Benutzerrechteverwaltung, Datenverschlüsselung und regelmäßige Sicherheitsupdates.

Abschließend ist auch der Support und die Community des Anbieters ein wichtiger Aspekt. Ein guter Kundensupport kann entscheidend sein, insbesondere für KMU, die möglicherweise nicht über ein eigenes IT-Team verfügen. Darüber hinaus kann eine aktive Nutzer-Community hilfreich sein, um Fragen zu beantworten und Best Practices auszutauschen.

Der Gartner Magic Quadrant bewertet jährlich verschiedene BI-Tools nach ihren Fähigkeiten und ihrem Markterfolg. KMUs können sich auch an solchen Bewertungen orientieren, um die passenden BI-Tools für ihre Anforderungen auszuwählen.

Die Auswahl eines BI-Tools für KMU sollte auf Kriterien wie Benutzerfreundlichkeit, Integration mit bestehenden Systemen, Kosten, Skalierbarkeit, Datenvisualisierungs- und Analysefähigkeiten, Datensicherheit sowie Support und Community basieren. Diese Faktoren helfen sicherzustellen, dass das BI-Tool den Anforderungen des Unternehmens gerecht wird und einen echten Mehrwert bietet.

 

Vergleich verschiedener BI-Tools für KMU

Beliebte Optionen für KMUs sind Power BI, Microsoft BI-Tools, Tableau und Qlik Sense. Power BI, Microsoft BI-Tools, Tableau und Qlik Sense sind alle beliebte Business Intelligence (BI)-Tools, die Unternehmen helfen, Daten zu visualisieren und zu analysieren. Hier sind die Hauptunterschiede zwischen diesen Tools:

Power BI

  • Anbieter: Microsoft
  • Integration: Nahtlose Integration mit anderen Microsoft-Produkten wie Excel, Azure und Office 365.
  • Benutzerfreundlichkeit: Intuitive Benutzeroberfläche und einfach zu bedienen, ideal für Einsteiger und fortgeschrittene Benutzer.
  • Kosten: Relativ kostengünstig, bietet ein kostenloses Basisangebot und preiswerte Pro-Lizenzen.
  • Funktionen: Leistungsstarke Data-Visualization- und Reporting-Funktionen, regelmäßige Updates und eine große Community.
  • Einsatzbereich: Gut geeignet für kleine bis mittelgroße Unternehmen sowie Abteilungen großer Unternehmen.
  • Deployment: Verfügbar als Cloud-Service (Power BI Service) und als On-Premise-Lösung (Power BI Report Server).

Microsoft BI-Tools (SQL Server Reporting Services (SSRS), SQL Server Analysis Services (SSAS), SQL Server Integration Services (SSIS))

  • Anbieter: Microsoft
  • Integration: Eng integriert mit SQL Server und anderen Microsoft-Datenbankdiensten.
  • Benutzerfreundlichkeit: Komplexer als Power BI, erfordert oft tiefere technische Kenntnisse.
  • Kosten: In der Regel in den Kosten für SQL Server enthalten, wodurch es für bestehende SQL Server-Kunden kosteneffizient sein kann.
  • Funktionen: Umfassende Reporting-, Analyse- und Datenintegrationsfunktionen; besonders stark in datenbankzentrierten Umgebungen.
  • Einsatzbereich: Eher für größere Unternehmen und komplexe Datenanforderungen geeignet.
  • Deployment: Meist On-Premise, aber auch Cloud-Integration möglich (z.B. Azure Analysis Services).

Tableau

  • Anbieter: Tableau Software (Teil von Salesforce)
  • Integration: Gute Integration mit einer Vielzahl von Datenquellen und Plattformen.
  • Benutzerfreundlichkeit: Sehr benutzerfreundlich, mit einer Drag-and-Drop-Oberfläche, die Datenvisualisierungen einfach macht.
  • Kosten: Höherpreisig im Vergleich zu Power BI, mit verschiedenen Lizenzmodellen (Professional, Personal, Server).
  • Funktionen: Starke und flexible Data-Visualization-Funktionen, ausgezeichnete Fähigkeit zur Erstellung interaktiver Dashboards und Storytelling.
  • Einsatzbereich: Geeignet für alle Unternehmensgrößen, besonders beliebt bei Data Analysts und Data Scientists.
  • Deployment: Verfügbar sowohl als On-Premise-Software als auch als Cloud-Service (Tableau Online).

Qlik Sense

  • Anbieter: Qlik
  • Integration: Gute Integration mit einer Vielzahl von Datenquellen und Plattformen.
  • Benutzerfreundlichkeit: Benutzerfreundlich, aber mit einer steileren Lernkurve als Power BI und Tableau, besonders bei der Skripterstellung.
  • Kosten: Preislich ähnlich wie Tableau, mit verschiedenen Lizenzoptionen (SaaS, Client-Managed).
  • Funktionen: Starke Self-Service-BI-Funktionalitäten, assoziative Datenmodellierung, leistungsstarke ETL-Fähigkeiten und Datenvisualisierung.
  • Einsatzbereich: Besonders nützlich für mittelgroße bis große Unternehmen mit komplexen Datenanforderungen.
  • Deployment: Verfügbar als Cloud-Service und On-Premise-Lösung.

 

Power BI besticht durch seine Integration mit Microsoft-Produkten, Benutzerfreundlichkeit und kosteneffiziente Lizenzmodelle. Microsoft BI-Tools bieten umfassende Funktionen für größere, datenbankzentrierte Unternehmen. Tableau ist bekannt für seine Benutzerfreundlichkeit und starke Datenvisualisierungsfähigkeiten, ideal für Data Analysts und Data Scientists. Qlik Sense bietet leistungsstarke Self-Service-BI-Funktionen und eine assoziative Datenmodellierung, die besonders für komplexe Datenanalysen geeignet ist. Jedes Tool hat seine eigenen Stärken und ist für unterschiedliche Unternehmensanforderungen und -größen geeignet.

 

Wie können BI-Tools in KMU effektiv eingesetzt werden

Business Intelligence (BI)-Tools können in kleinen und mittleren Unternehmen (KMU) effektiv eingesetzt werden, um datenbasierte Entscheidungen zu fördern und die betriebliche Effizienz zu steigern. Durch die Nutzung von BI-Tools können KMUs Daten aus unterschiedlichen Quellen zusammenführen, analysieren und in aussagekräftige Visualisierungen umwandeln. Dies ermöglicht es ihnen, Erkenntnisse zu gewinnen, die sie zur Optimierung ihrer Geschäftsprozesse nutzen können. BI-Dashboards bieten dabei einen schnellen Überblick über wichtige Kennzahlen und Trends im Unternehmen. Durch interaktive Dashboards können Entscheidungsträger leichter fundierte Geschäftsentscheidungen treffen und schnell auf veränderte Bedingungen reagieren.

Der erste Schritt ist die Integration der BI-Tools in die bestehenden Systeme des Unternehmens. Dies umfasst die Verbindung mit Datenquellen wie CRM-Systemen, ERP-Systemen und verschiedenen Datenbanken. Eine nahtlose Integration ermöglicht es, Daten aus unterschiedlichen Quellen zusammenzuführen und ein umfassendes Bild der Geschäftsaktivitäten zu erhalten.

Nach der Integration ist es wichtig, die Datenqualität sicherzustellen. Dies bedeutet, dass die Daten regelmäßig bereinigt, aktualisiert und konsistent gehalten werden müssen, um verlässliche Analysen zu gewährleisten. BI-Tools bieten oft Funktionen zur Datenbereinigung und -transformation, die diesen Prozess erleichtern.

Ein weiterer wesentlicher Aspekt des effektiven Einsatzes von BI-Tools ist die Schulung der Mitarbeiter. KMU sollten sicherstellen, dass ihre Mitarbeiter die notwendigen Fähigkeiten und Kenntnisse besitzen, um das BI-Tool optimal zu nutzen. Dies kann durch Schulungen, Workshops und kontinuierliche Weiterbildung erreicht werden. Mitarbeiter sollten in der Lage sein, selbstständig Berichte zu erstellen, Dashboards zu konfigurieren und tiefere Analysen durchzuführen.

BI-Tools können dann genutzt werden, um regelmäßige Berichte und Dashboards zu erstellen, die wichtige Leistungskennzahlen (KPIs) überwachen. Diese Berichte sollten automatisch und in Echtzeit aktualisiert werden, um immer aktuelle Einblicke in die Geschäftsentwicklung zu bieten. Dashboards, die die wichtigsten KPIs visualisieren, ermöglichen es den Entscheidungsträgern, schnell auf Veränderungen zu reagieren und fundierte Entscheidungen zu treffen.

Ein effektiver Einsatz von BI-Tools umfasst auch die Durchführung von Ad-hoc-Analysen. Dies ermöglicht es den Mitarbeitern, spezifische Fragen zu beantworten und tiefere Einblicke in bestimmte Geschäftsbereiche zu gewinnen. Durch die Nutzung fortschrittlicher Analysefunktionen wie Predictive Analytics können KMU zukünftige Trends und Entwicklungen prognostizieren und proaktiv Maßnahmen ergreifen.

BI-Tools können zudem zur Verbesserung der Kundenanalyse eingesetzt werden. Durch die Analyse von Kundenverhalten und -präferenzen können KMU ihre Marketingstrategien optimieren, personalisierte Angebote erstellen und die Kundenzufriedenheit steigern. Dies führt zu einer besseren Kundenbindung und erhöhtem Umsatz.

Ein weiterer Vorteil des Einsatzes von BI-Tools ist die Verbesserung der operativen Effizienz. Durch die Analyse betrieblicher Daten können Engpässe und Ineffizienzen identifiziert und beseitigt werden. Dies führt zu optimierten Prozessen, reduzierten Kosten und einer insgesamt besseren Leistung des Unternehmens.

Schließlich sollten KMU sicherstellen, dass die Sicherheit ihrer Daten gewährleistet ist. BI-Tools bieten in der Regel umfassende Sicherheitsfunktionen, die den Schutz sensibler Daten sicherstellen. Dazu gehören Benutzerrechteverwaltung, Datenverschlüsselung und regelmäßige Sicherheitsupdates.

Die Automatisierung von Berichterstellungsprozessen mithilfe von BI-Tools spart Zeit und reduziert Fehlerquellen. KMUs können so regelmäßig aktualisierte Berichte erstellen und ihr Reporting effizienter gestalten.

 

Vorteile von BI Tools für KMU auf einen Blick

  1. BI-Tools ermöglichen eine ansprechende Visualisierung von Unternehmensdaten und die Integration von Daten aus verschiedenen Quellen wie Excel, Datenbanken und Data Warehouses.
  2. Durch den Einsatz von Business Intelligence Software können KMUs auch große Datenmengen effizient analysieren und so verborgene Muster und Zusammenhänge erkennen.
  3. Moderne BI-Tools bieten interaktive Funktionen wie Drill-Down, Filterung und Sortierung, um Nutzern die Exploration von Daten und die Erstellung maßgeschneiderter Berichte zu erleichtern.
  4. BI-Lösungen ermöglichen ein effizientes Controlling, da sie Echtzeitdaten liefern und detaillierte Einblicke in die Geschäftsentwicklung bieten. Das Controlling wird dadurch präziser und zielgerichteter.
  5. Die Integration von Datenbanken in BI-Tools erleichtert die Zusammenführung von Daten aus verschiedenen Unternehmensbereichen und ermöglicht eine ganzheitliche Analyse für eine verbesserte Entscheidungsfindung im Controlling.
  6. Durch aussagekräftige BI-Datenvisualisierungen können Entscheidungsträger in KMUs fundierte Entscheidungen treffen und ihr Unternehmen strategisch steuern, basierend auf verlässlichen Daten und Analysen.

 

Fazit

Business Intelligence Tools spielen eine immer wichtigere Rolle für kleine und mittelständische Unternehmen. Mit Hilfe von BI-Software wie z.B. Microsoft Power BI oder Microsoft Dynamics 365 erhalten Unternehmen die Möglichkeit, Daten aus verschiedenen Datenquellen zu visualisieren und zu analysieren. Diese BI-Lösungen bieten viele Funktionen, darunter Augmented Analytics und Visual Analytics, um Entscheidungen zu treffen und die Unternehmenssteuerung zu verbessern. Mit einem Data Warehouse können Unternehmen Daten zentral speichern und mit Business Intelligence effektiv nutzen. Microsoft Power BI bietet eine on-premises-Lösung auf dem Power BI Report Server, die es Unternehmen ermöglicht, Visualisierungen von Daten zu erstellen und Workflows zu optimieren.

Jens

Jens

Dr. Jens Bölscher ist studierter Betriebswirt mit Schwerpunkt Wirtschaftsinformatik. Er promovierte im Jahr 2000 zum Thema Electronic Commerce in der Versicherungswirtschaft und hat zahlreiche Bücher und Fachbeiträge veröffentlicht. Er war langjährig in verschiedenen Positionen tätig, zuletzt 14 Jahre als Geschäftsführer. Seine besonderen Interessen sind Innovationen im IT Bereich.