Virtuelle Meetings sind zu einer gängigen Praxis geworden. Sie bieten eine effektive Möglichkeit, Teams an verschiedenen Standorten miteinander zu verbinden und Echtzeitkommunikation zu ermöglichen. Doch virtuelle Meetings sollten ganz besonders gut vorbereitet und moderiert werden und es zeigt sich häufiger, dass spezifische Erfordernisse bei der Moderation nicht beachtet werden. Wir zeigen Ihnen, wie  Videokonferenzen effektiv moderiert werden können, um die Produktivität und den Erfolg der Meetings sicherzustellen.

Wie moderiert man effektive Videokonferenzen?

Effektives Moderieren von Videokonferenzen erfordert sorgfältige Planung, klare Kommunikation und die Nutzung geeigneter Technologien. Hier sind einige wichtige Aspekte, die bei der Moderation einer erfolgreichen Videokonferenz berücksichtigt werden sollten:

Vorbereitung und Planung: Eine gründliche Vorbereitung ist der Schlüssel zu einer erfolgreichen Videokonferenz. Erstellen Sie eine detaillierte Agenda mit klaren Zielen und Zeitvorgaben für jedes Thema. Stellen Sie sicher, dass alle Teilnehmer im Voraus über die Agenda und die erforderlichen Materialien informiert sind. Testen Sie die technische Ausrüstung, einschließlich der Videokonferenz-Software, Mikrofone, Kameras und Internetverbindung, um technische Probleme während des Meetings zu vermeiden.

Die Rolle des Moderators: Der Moderator spielt eine entscheidende Rolle bei der Moderation von virtuellen Meetings. Er ist verantwortlich für die Organisation des Meetings, die Einhaltung der Agenda und die Sicherstellung einer aktiven Teilnahme aller Teilnehmer. Der Moderator sollte in der Lage sein, die Diskussion zu lenken, den Fokus zu halten und sicherzustellen, dass alle relevanten Punkte behandelt werden.

Tools und Software für virtuelle Meetings: Es gibt eine Vielzahl von Tools und Software, die für virtuelle Meetings verwendet werden können. Plattformen wie Zoom, Microsoft Teams und Google Meet bieten Funktionen wie Bildschirmfreigabe, Chat-Funktionen und Aufzeichnungsmöglichkeiten. Die Auswahl der richtigen Tools ist wichtig für eine gelungene Videokonferenz.

Einladung und Zugangsdaten: Senden Sie rechtzeitig Einladungen an alle Teilnehmer mit den erforderlichen Zugangsdaten für die Videokonferenz. Geben Sie klare Anweisungen zur Nutzung der Videokonferenz-Plattform und stellen Sie sicher, dass alle Teilnehmer über die technischen Voraussetzungen informiert sind.

Pünktlicher Start: Beginnen Sie die Videokonferenz pünktlich und begrüßen Sie alle Teilnehmer. Eine pünktliche Startzeit zeigt Professionalität und Respekt für die Zeit der Teilnehmer. Stellen Sie sich kurz vor und erläutern Sie die Agenda und die Ziele des Meetings.

Klare Kommunikation: Sprechen Sie deutlich und in einem gemäßigten Tempo, um sicherzustellen, dass alle Teilnehmer Sie gut verstehen können. Nutzen Sie visuelle Hilfsmittel wie Präsentationen, Diagramme oder Screensharing, um wichtige Informationen zu veranschaulichen. Achten Sie darauf, dass die Kameraperspektive und Beleuchtung gut sind, um eine klare Sicht auf Ihr Gesicht zu gewährleisten.

Zeitmanagement: Achten Sie darauf, dass die Diskussionen im Rahmen der vorgegebenen Zeit bleiben. Moderieren Sie die Diskussionen aktiv, um sicherzustellen, dass keine Themen übermäßig viel Zeit in Anspruch nehmen und dass alle Punkte der Agenda behandelt werden. Wenn ein Thema mehr Zeit benötigt als geplant, entscheiden Sie, ob es vertagt werden sollte oder ob die Agenda angepasst werden muss.

Die Technik beherrschen: Seien Sie auf technische Probleme vorbereitet und wissen Sie, wie Sie diese schnell lösen können. Halten Sie die Kontaktdaten des technischen Supports bereit und haben Sie alternative Kommunikationswege, wie Telefon oder E-Mail, zur Hand, falls die Videokonferenz-Plattform ausfällt.

Nachverfolgung und Dokumentation: Fassen Sie am Ende der Videokonferenz die wichtigsten Punkte und getroffenen Entscheidungen zusammen. Stellen Sie sicher, dass alle Teilnehmer die nächsten Schritte und Verantwortlichkeiten verstehen. Senden Sie nach dem Meeting eine Zusammenfassung und die besprochenen Dokumente an alle Teilnehmer, um sicherzustellen, dass alle auf dem gleichen Stand sind.

So können Sie Teilnehmer von Videokonferenzen aktiv einbinden!

Teilnehmer bei Videokonferenzen aktiv einzubeziehen, ist entscheidend für ein produktives und effektives Meeting. Hier sind einige Techniken, die helfen können, die aktive Beteiligung der Teilnehmer zu unterstützen:

1. Klare Agenda und Ziele setzen: Stellen Sie sicher, dass die Agenda im Voraus verteilt wird und die Ziele des Meetings klar kommuniziert werden. Wenn die Teilnehmer wissen, was sie erwartet und was erreicht werden soll, sind sie eher geneigt, sich aktiv zu beteiligen.

2. Begrüßung und Einführung gut vorbereiten: Beginnen Sie das Meeting mit einer kurzen Begrüßung und einer Einführung. Stellen Sie sich vor und erklären Sie den Zweck des Meetings. Bitten Sie die Teilnehmer, sich ebenfalls kurz vorzustellen, falls sie sich nicht kennen. Dies schafft eine persönliche Atmosphäre und erleichtert die Interaktion.

3. Interaktive Elemente einbauen: Nutzen Sie interaktive Elemente wie Umfragen, Quizfragen oder Abstimmungen, um die Teilnehmer einzubeziehen. Viele Videokonferenz-Tools bieten solche Funktionen, die helfen können, das Meeting dynamischer zu gestalten.

4. Fragen stellen und Diskussionen anregen: Stellen Sie regelmäßig Fragen an die Teilnehmer und ermutigen Sie sie, ihre Meinungen und Gedanken zu äußern. Versuchen Sie, offene Fragen zu stellen, die zu ausführlicheren Antworten und Diskussionen führen. Achten Sie darauf, alle Teilnehmer einzubeziehen, indem Sie gezielt Personen ansprechen, die bisher wenig gesagt haben.

5. Breakout-Räume nutzen: Teilen Sie die Teilnehmer in kleinere Gruppen auf, um spezifische Themen in sogenannten Breakout-Räumen zu diskutieren. Diese kleineren Gruppen können dazu beitragen, dass sich die Teilnehmer wohler fühlen und eher bereit sind, ihre Gedanken zu teilen.

6. Visuelle Hilfsmittel verwenden: Setzen Sie visuelle Hilfsmittel wie Präsentationen, Diagramme oder Screensharing ein, um wichtige Informationen zu veranschaulichen. Diese visuellen Elemente können die Aufmerksamkeit der Teilnehmer aufrechterhalten und die Diskussionen unterstützen.

7. Handheben-Funktion nutzen: Ermutigen Sie die Teilnehmer, die Handheben-Funktion zu nutzen, wenn sie etwas beitragen möchten. Dies hilft, die Diskussion zu strukturieren und sicherzustellen, dass alle zu Wort kommen, ohne durcheinander zu sprechen.

8. Feedback einholen: Bitten Sie die Teilnehmer regelmäßig um Feedback, um zu erfahren, wie das Meeting verläuft und ob Anpassungen notwendig sind. Dies zeigt, dass Sie ihre Meinungen schätzen und bereit sind, das Meeting entsprechend ihren Bedürfnissen anzupassen.

9. Eine gute Zusammenfassung rundet das Meeting Ab : Fassen Sie am Ende des Meetings die wichtigsten Punkte zusammen und klären Sie die nächsten Schritte. Stellen Sie sicher, dass alle Teilnehmer wissen, welche Aufgaben sie übernehmen sollen und wie der weitere Ablauf aussieht. Eine klare Zusammenfassung hilft, das Meeting abzurunden und gibt den Teilnehmern Orientierung.

Meeting-Ergebnisse dokumentieren und nachverfolgen

Die Ergebnisse von virtuellen Meetings effektiv zu dokumentieren und nachzuverfolgen, ist entscheidend, um sicherzustellen, dass alle besprochenen Punkte, Entscheidungen und Aufgaben festgehalten und umgesetzt werden.

Zunächst ist es wichtig, im Voraus eine Protokollvorlage zu erstellen, die alle relevanten Abschnitte wie Datum, Teilnehmer, Agenda-Punkte, Diskussionen, Entscheidungen und zugewiesene Aufgaben enthält. Diese Vorlage hilft, bereits während des Meetings strukturiert Notizen zu machen. Zudem sollte eine Person als Protokollführer ernannt werden, die während des Meetings Notizen macht und sicherstellt, dass alle wichtigen Punkte dokumentiert werden. Es ist auch sinnvoll, das Meeting mit der Aufnahmefunktion der Videokonferenz-Software aufzuzeichnen, um später auf Details zurückgreifen zu können.

Echtzeit-Dokumentationstools wie Google Docs, Microsoft OneNote oder Notion können dabei hilfreich sein, da sie ermöglichen, dass mehrere Teilnehmer gleichzeitig an der Dokumentation arbeiten, was die Genauigkeit und Vollständigkeit der Notizen erhöht. Während des Meetings sollten wichtige Punkte und Entscheidungen klar hervorgehoben und zusammengefasst werden. Der Moderator kann am Ende jedes Agendapunkts eine kurze Zusammenfassung geben, um sicherzustellen, dass alle Teilnehmer auf dem gleichen Stand sind.

Nach dem Meeting sollte das fertige Protokoll natürlich zeitnah an alle Teilnehmer verschickt werden. Dieses Protokoll sollte alle wichtigen Diskussionen, getroffenen Entscheidungen und zugewiesenen Aufgaben enthalten. Eine schnelle Verteilung hilft, die Informationen frisch im Gedächtnis zu behalten und sofortige Maßnahmen zu ergreifen. Es ist ebenfalls wichtig, klare Aufgaben und Fristen zuzuweisen und diese im Protokoll zu dokumentieren.

Regelmäßige Überprüfungen der zugewiesenen Aufgaben und des Fortschritts sollten natürlich eingeplant werden. Dies kann in nachfolgenden Meetings oder durch Status-Updates per E-Mail oder in Projektmanagement-Tools erfolgen. Solche regelmäßigen Überprüfungen helfen, den Fortschritt zu überwachen und eventuelle Probleme frühzeitig zu erkennen. Es ist auch hilfreich, die Teilnehmer um Feedback zur Dokumentation und Nachverfolgung der Ergebnisse zu bitten, um den Prozess zu verbessern und sicherzustellen, dass die Dokumentation den Bedürfnissen aller Beteiligten entspricht.

Schließlich sollten alle Meeting-Protokolle und Aufzeichnungen in einem zentralen, leicht zugänglichen System archiviert werden, wie einem SharePoint, Google Drive oder einem anderen Dokumentenmanagement-System. Es ist wichtig, dass alle relevanten Teilnehmer Zugang zu diesen Dokumenten haben. Durch diese Maßnahmen kann sichergestellt werden, dass die Ergebnisse von virtuellen Meetings effektiv dokumentiert und nachverfolgt werden, was zur Erhöhung der Transparenz und Verantwortlichkeit sowie zur erfolgreichen Umsetzung der besprochenen Maßnahmen beiträgt.

Aktuelle Ressourcen zur effektiven Moderation von Videokonferenzen und Meetings

Hier sind einige aktuelle Artikel und Ressourcen zur Wichtigkeit der effektiven Moderation von Videokonferenzen. Diese Ressourcen unterstreichen die Bedeutung der Moderation für zielgerichtete, produktive und erfolgreiche Besprechungen:

1. 1. 1. 1. 1. 1. Besprechungsmoderation: Effizienz durch richtige Moderation
                  • Link: Mensch und Kommunikation
                  • Zusammenfassung: Die geschickte Moderation von Besprechungen ist entscheidend, um diese zielgerichtet und produktiv zu gestalten. Ein versierter Moderator organisiert und strukturiert das Meeting, moderiert die Diskussion effektiv, erhöht die Chancen auf Zielerreichung und sorgt für relevante Ergebnisse.
               2. Meetingkultur verbessern: so gelingt effektive Zusammenarbeit – Zeeg
                  • Link: Zeeg
                  • Zusammenfassung: Effektive Moderation steigert den Return on Investment von Meetings. Insbesondere virtuelle Meetings über Video-Tools sind von großer Bedeutung.
                  • Datum: Vor 6 Tagen
               3. Effektive Meetings: Umgang mit Herausforderungen – LinkedIn
                  • Link: LinkedIn
                  • Zusammenfassung: Trotz ihrer zentralen Bedeutung sind nicht alle Meetings von Engagement und Produktivität geprägt. Eine effektive Moderation sorgt dafür.
                  • Datum: 13.02.2024
               4. Effektive Moderation von Meetings. – TÜV Rheinland Akademie
                  • Link: TÜV Rheinland Akademie
                  • Zusammenfassung: Der Artikel beschreibt, wie man eine Besprechung gut vorbereitet, was in eine aussagefähige Einladung gehört und die Rolle des Moderators.
               5. Meetings effektiv planen + moderieren: Mit diesen Tipps gelingt es
            1. 1. • Link: Personalwissen.de
                  • Zusammenfassung: Die Moderation eines Meetings ist wichtig, um den Ablauf effizient zu gestalten. Die Verteilung von Rollen auf Teilnehmer kann dabei helfen.
                  • Datum: 17.03.2022

Fazit

Die effektive Moderation von Videokonferenzen ist sehr wichtig, um produktive und zielgerichtete Meetings zu gewährleisten. Eine gut strukturierte Vorbereitung, eine klare Agenda, die technische Vorbereitung und die Fähigkeit, Teilnehmer aktiv einzubeziehen, tragen maßgeblich zum Erfolg bei. Es ist wichtig, die Diskussionen zu lenken, dafür zu sorgen, dass alle Stimmen gehört werden, und Abschweifungen zu minimieren. Ebenso ist die Dokumentation der Ergebnisse und die Nachverfolgung der Aufgaben unerlässlich, um die besprochenen Maßnahmen umzusetzen. Insgesamt erfordert die Moderation von Videokonferenzen sowohl organisatorisches Geschick als auch soziale Kompetenz, um ein effizientes und effektives Meeting-Erlebnis für alle Teilnehmer zu schaffen.

Jens

Dr. Jens Bölscher ist studierter Betriebswirt mit Schwerpunkt Wirtschaftsinformatik. Er promovierte im Jahr 2000 zum Thema Electronic Commerce in der Versicherungswirtschaft und hat zahlreiche Bücher und Fachbeiträge veröffentlicht. Er war langjährig in verschiedenen Positionen tätig, zuletzt 14 Jahre als Geschäftsführer. Seine besonderen Interessen sind Innovationen im IT Bereich.